分部分項劃分為什么這么重要呢？對工程管理而言，原因在于分部分項劃分是參建各方在分項、分部工程開工申請和批準依據；是質量控制、分部、單位工程質量驗收的依據；是工程計量支付的依據；是施工全過程管理的依據。對資料員而言，分部分項劃分是編制工程資料的總領大綱，是分類組卷的指導性文件，是編制的質檢資料和各階段驗收資料的依據。
分部分項劃分表現在工程資料上形成的文件為分部分項劃分報審表，附件分部分項劃分表。在施工單位進場準備開工前，應由項目技術負責人組織相關人員依據中標通知書造價金額對應的投標預算文件、建設單位下發的施工圖紙、施工單位編制的施工組織設計和相應的規范規定編制。
分部分項劃分表編制應科學、規范、合理，切記勿籠統和太細，籠統可能導致編制工程資料過程和資料組卷時發生混亂，太細則增加了驗收頻率和工程資料整體數量。分部分項劃分表編制完成后，頁腳處需相關人員簽字確認。一般為編制人（實際編制人）、審核人（項目技術負責人）、審批人（項目經理）、監理工程師（建設單位技術負責人），分部分項報審表需總監理工程師簽字。
若施工圖紙發生調整或變更，分部分項劃分表應及時進行調整和報批。